De todas as informações que recebemos sobre o tema a ser abordado, o que é importante e eficiente? Com que pontos devemos nos preocupar? Por onde começar? Quais os recursos audiovisuais que devemos usar? Em quais os aspectos da oratória devemos ter atenção redobrada?

O sucesso de uma apresentação é a resultante direta do conhecimento do apresentador, aliado ao planejamento detalhado e, muito, mas muito treino! Se algum desses ingredientes estiver faltando, o desfecho pode não ser muito feliz.

Sob a luz dessas questões, indo direto ao assunto, o primeiro passo a ser dado é a definição da sua intenção com a apresentação, isto é: o que você quer conquistar como resultado da sua apresentação? Deseja que os participantes tomem alguma ação? Deseja informar acerca de algo? Essa definição é vital, uma vez que a partir deste ponto, os assuntos que serão abordados começarão a tomar corpo em sua mente.

O 2º passo é inteirar-se acerca do público que irá ouvi-lo e sob que condições ambientais, isto é, o formato da sala, equipamentos disponíveis, quantidade de pessoas, qual o perfil médio dos participantes bem como quais são as expectativas em torno do assunto que será abordado. O que essas pessoas podem almejar conquistar a partir da sua apresentação? Foram convidadas para a sua apresentação ou estão indo por alguma imposição?
Feito isso, já temos uma noção muito clara do que desejamos informar e para quem faremos isso. Essas informações são fundamentais para nos auxiliar no direcionamento das nossas mensagens e no planejamento das dinâmicas a serem empregadas. É hora de partirmos para o passo 3.

No 3º passo, trataremos de organizar as mensagens, isto é, em qual ordem faz mais sentido abordarmos os temas envolvidos? Façam-se as seguintes perguntas: se eu estivesse na platéia, em que ordem faria mais sentido ouvir? O que facilitaria a compreensão do auditório?

O 4º passo é o mais importante de todos, qual a mensagem que eu quero deixar para a minha platéia? Qual a reação que quero observar nos participantes? Faça-se a seguinte pergunta: Se eu tivesse faltado a esta apresentação, o que gostaria que as pessoas comentassem comigo no dia seguinte quando indagadas sobre a apresentação?

A partir dessas e outras respostas, desenvolva a sua conclusão. Lembre-se, o foco é no que desejo que o auditório lembre de mim. Se, por acaso, tudo ficar nebuloso na cabeça dos meus ouvintes, de que quero que ele não tenha uma única dúvida a respeito?

Após os quatro passos iniciais, estamos prontos para desenvolver a apresentação propriamente dita, isto, é, já temos noção muito clara para quem falaremos e o que falaremos, em que ordem abordaremos os temas e as idéias e, sobretudo, sabemos o que desejamos deixar como lembrança para a platéia. Ufa!

No 5º passo, definiremos o que vamos utilizar para apresentar, isto é, quais os recursos audiovisuais que teremos disponíveis? Vamos utilizar datashow, retroprojetor, vídeo? Com base nessas escolhas, partiremos para o 6º passo.

O 6º passo consiste na montagem de transparências e/ou slides em software gráfico de sua escolha (PowerPoint é o mais utilizado). Procurar não colocar letras menores do que o tamanho 16, não poluir demais os slides, no máximo 3 ou 4 itens por slide. Sempre que possível, utilizar gráficos que possuam correlação com os itens abordados.
Se você está em dúvida sobre a combinação, lance mão dos tons pastéis nos slides, sem muitas cores diferentes. O importante aqui é ter em mente que o conteúdo é mais relevante do que a estética, porém, que uma estética ruim pode comprometer completamente a sua apresentação. Peça sempre a alguém para opinar sobre os seus slides, é um feedback importante.

No 7º passo, revise todo o seu material, slides e transparências em termos de conteúdo (erros de português, de lógica e etc.), de layout, concatenação das idéias, mensagens a serem reforçadas e, principalmente, a conclusão.

O 8º passo é fundamental para a garantia do seu sucesso. Obstinadamente, ensaie!! Apresente-se em frente ao espelho, observe os seus gestos e movimentos, preste atenção nos vícios de linguagem que possa ter (evitar usar “né”, “ta”, “bom”, etc.), e fique atento ao seu movimento corporal, isto é, está condizente com a mensagem que você está transmitindo? Escolha o traje mais apropriado para a ocasião. Acabou de ensaiar? Ensaie outra vez!! Também peça para alguém do escritório assistir, alguém da família, um amigo, enfim, não se canse de ensaiar até o dia da apresentação.

Lembre-se que ensaiar é diferente de decorar a apresentação, jamais faça isso! Seja espontâneo, criativo e, sobretudo, preocupe-se em conhecer o tema de que falará. O resto acontecerá naturalmente, fruto do seu preparo e tranqüilidade.

Ah, sim! Esquecemos de comentar, existe o 9º passo! Depois da apresentação, agradeça a platéia, relaxe e comemore!!

Boas apresentações para vocês!